Bagaimana Langkah Menyusun Diagram PERT?

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:

1. .     Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik,
2. .     Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan,
3. .     Menyusun model diagram jaringan,
4. .     Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan,
5. .     Menentukan tahapan dan jalur kritis,
6. .     Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi  pada diagram PERT selama proyek berlangsung.
7.       Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik. Dalam pengelolaan proyek, sebuah ‘aktivitas’ adalah kegiatan yang harus dikerjakan dan sebuah ‘event’ atau ’acara’ merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Output dari tahapan ini adalah daftar tugas dalam tabel yang mencakup informasi tentang urutan dan durasi.
8.      Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan. Langkah ini membutuhkan analisa yang cukup mendalam mengenai relasi antara setiap kegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus sudah terselesaikan.
9.      Menyusun model diagram jaringan. Menggunakan informasi urutan aktivitas, diagram PERT dapat disusun dengan menunjukkan sifat urutan kegiatan (serial dan paralel). Beberapa draft mungkin diperlukan untuk dapat secara benar menggambarkan hubungan antar aktivitas.
10.       Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan. Days, weeks atau months adalah unit umum biasa digunakan waktu untuk penyelesaian kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adalah kemampuannya untuk menghadapi ketidakpastian di masa penyelesaian kegiatan. Untuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu: Waktu Optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagi penyelesaian aktivitas; Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas tertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan); dan Waktu Pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatu kegiatan.

Waktu Rata-rata atau waktu yang diharapkan dan bisa ditampilkan dalam diagram dapat dihitung dari rumus =

(Waktu Optimis + 4 Waktu Perkiraan Paling Mungkin + Waktu Pesimis) / 6

Menentukan tahapan dan jalur kritis. Jalur kritis ditentukan dengan menjumlahkan waktu setiap kegiatan, mulai dari awal hingga akhir proyek. Jumlah terpanjang dari sebuah variasi urutan kegiatan merupakan jalur kritis. Dari contoh di atas maka alur A – D – F = 3 + 1 + 3 = 7 mo dan alur B – C = 4 + 3 = 7 mo, merupakan jalur kritis (critical path).

Sedangkan alur A – E = 3 + 2 = 5 mo merupakan jalur non-kritis.

Dari analisa di atas, maka kegiatan E dapat ditunda tanpa maksimal 2 mo tanpa menunda penyelesaian keseluruhan proyek ini. Kegiatan E disebut memiliki waktu longgar (slack time).

Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi  pada diagram PERT selama proyek berlangsung. Dalam dinamika pengelolaan proyek, secara berkala diagram PERT dapat dipantau, serta dikoreksi sesuai dengan perkembangan pelaksanaan proyek dengan memasukkan angka waktu yang telah terjadi pada setiap kegiatan yang sudah berlalu. Atau malah diagram dikoreksi untuk rencana kegiatan yang akan datang disebabkan perubahan asumsi selama proyek berlangsung.